Pessoas, Processos e Tecnologia

• Consultoria
• Publicado em 01/05/2021 22:00

Em uma forma resumida, é preciso treinar e motivar as pessoas para que se integrem e compreendam plenamente os processos, buscando sua melhoria contínua e fazendo uso da tecnologia mais adequada para isso.

É claro que todo líder de empresa tem a consciência nisso.

✅ Sabe que é necessário de pessoas para agirem e pensar, planejar e executar.
✅ Sabe que a tecnologia auxilia todo seu pessoal a executar essas tarefas, fornecendo ferramentas que organizam e compartilham a informação, facilitando controles e dando uma visão estratégica.
✅ E sabe também que só com processos bem desenhados, organizados de forma lógica e integrada, poderá entregar mais valor ao cliente.

Como podemos alcançar a verdadeira integração de pessoas, processos e tecnologias em um sistema?

Alcançar o equilíbrio desses elementos não é tarefa fácil. As grandes empresas querem conseguir isso, costumam desenvolver uma gestão adequada do conhecimento por meio de um processo contínuo de aprendizagem e refinamento do pensamento sistêmico, isto é:
• Pessoas, processos e tecnologias são partes interdependentes de um conjunto.
• A mudança em uma das partes, acarretará, necessariamente, um efeito sobre as outras.
• Suas ações isoladas precisam estar devidamente integradas e ter um objetivo comum.
• A soma dos esforços de cada parte gera uma sinergia, em que a entrega final tem mais valor que se somarmos cada entrega individualmente.

Nesse contexto, é preciso dar as condições necessárias para cada um desses elementos, pessoas, tecnologia e processos, possam ser utilizados plenamente pela organização.

Podemos explicar assim:
As pessoas precisam conhecer os processos, tanto para desempenhá-los adequadamente e executá-los, quanto para poder melhorá-los continuamente. Da mesma forma, precisam escolher a tecnologia adequada para dar suporte a isso.

Ao fazerem isso, as pessoas transformam informações, dados e experiências em conhecimento, que deve ser disseminado nas organizações, transformando-se em um patrimônio e em um ativo que precisa ser preservado.

Analisando dessa forma, acaba ficando mais claro o papel de cada parte neste tripé: pessoas, processos e tecnologia, veja:

Pessoas

As pessoas são, em última instância, as detentoras do conhecimento. O objetivo é incentivá-las a não só a busca-lo e aprimorá-lo, para aplicação na melhoria dos processos internos, mas fazê-las enxergar as vantagens de compartilhá-lo com a organização, neste contexto, é importante:
• Dar autonomia às pessoas em suas tarefas, para descobrirem novas maneiras de cumpri-las.
• Prover os devidos sistemas de armazenagem e compartilhamento do conhecimento.
• Capacitá-las e treiná-las constantemente
• Mantê-las motivadas
• Dar a remuneração adequada que assegure seu comprometimento.

O gestor deve sempre estar atento ao fato de que as decisões tomadas pelas pessoas podem afetar toda a organização. É por isso que sua motivação é muito importante, é isso que as fará compartilhar e replicar o conhecimento que acumulam em suas atividades na empresa com os colegas. O pior que pode acontecer é perder esses talentos para a concorrência, juntamente com tudo que aprenderam!

Tecnologia

Não há como falar em conhecimento compartilhado sem pensar no uso da tecnologia para isso. Veja alguns exemplos:
• Auxiliar no processo de disseminação de informações provendo transparência e agilidade.
• Ser capaz de guardar o conhecimento com segurança e confiabilidade.
• Facilitar o mapeamento de competências pessoais necessárias a cada tarefa, com base nos conhecimentos adquiridos.
• Auxiliar na criação de uma universidade corporativa virtual.
• Prover ferramentas de ensino e treinamento, como EADs, por exemplo.
• Dar o suporte tecnológico adequado para o correto mapeamento de processos e sua modelagem.

Processos

Os processos devem passar a incorporar algumas tarefas de forma mais enfática, incluindo procedimentos aos quais muitas vezes não se dá a devida importância:
• Buscar o conhecimento nas atividades internas.
• Pesquisar conhecimento externamente (benchmarking).
• Documentar e registrar o conhecimento.
• Compartilhar o conhecimento com equipes e a empresa como um todo.
• Atualizar o conhecimento, sempre que detectar melhorias ao utilizá-lo.
• Aplicar os novos conhecimentos nas atividades.

O objetivo final de constituir esse equilíbrio entre pessoas, processos e tecnologias pode ser resumido assim:
• Transformar dados em informação e informação em conhecimento.
• Sistematizar o uso desse conhecimento em novas práticas e vantagens competitivas.
• Fazer com que a informação e o conhecimento sejam acessíveis a todos.
• Determinas as melhores práticas e tecnologias e compartilhar com a empresa.
• Criar uma memória organizacional de todos os “ativos de conhecimento” da organização.
• Por fim, aumentar a competitividade da empresa.

Para colocar em prática todos estes conceitos e alcançar estes objetivos, que facilite a cultura de processos, permita uma gestão ampla e flexível, com acesso ágil e transparente à informação.

Quer saber mais como a JR Soluções Gerenciais pode auxiliar a sua empresa a alcançar resultados através de uma consultoria especializada? Entre em contato conosco e agende uma reunião agora!

Jailton Rodrigues